個人情報保護方針

株式会社 日本ハイソフト　個人情報保護方針

株式会社日本ハイソフトは、コンピュータシステムの受託開発、人材派遣業等の事業を通して地域社会に貢献することを目指しています。
事業を行うにあたり直接または間接的にお預かりする個人情報の重要性を認識し、その適切な取り扱いと保護を行う事が、事業活動の基本であると共に社会的責務であると考えております。
個人情報に関する法令･国が定める指針及び各ガイドラインを遵守し、個人情報の保護に努めてまいります。

個人情報の取得、利用、提供

当社は、事業内容および規模を考慮して、個人情報を保護・管理する体制を確立し、適切な個人情報の取得・利用及び提供するための内部規程を定め、これを遵守します。 個人情報を取得する際にはその利用目的を明確にし、利用目的の達成に必要な範囲内で取り扱います。また、目的外利用を行わないための体制構築と措置を講じるとともに、当初の範囲を超えて取り扱う場合には改めて本人の同意を得るなど規程に従った対応を行います。

個人情報の利用又は提供の拒否

ご自身の情報についての利用又は第三者への提供を拒否するとのお申し出があった場合は迅速に対応致します。

個人情報の管理・保護について

当社では個人情報管理責任者を置き、個人情報の適切な管理を行います。個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改竄及び漏洩等に関する万全の予防措置を講ずることにより、個人情報の安全性・正確性の確保を図ります。万一問題が発生した場合及びその兆候を予見した場合には速やかに是正・改善を実施致します。

苦情及び相談への対応

当社は、個人情報の取り扱いに関する苦情・相談・お問合せ、開示等のご請求に、誠実かつ迅速に対応致します。

個人情報に関する法令遵守について

当社は保有する個人情報に関して適用される法令、規範並びに各ガイドラインを遵守します。

個人情報保護に関する継続的改善について

当社は「個人情報保護マネジメントシステムの要求事項(JISQ15001)」に準拠した、マネジメントシステム（個人情報保護に関わる全ての社内活動）を策定し、その管理体制と仕組みについて役員及び就業者全員へ教育を行い周知・徹底させます。その運用状況について定期的に監査を行い、内容について適宜見直しを実施します。また、社会環境の変化に応じた個人情報保護の取り組みについても継続的に改善してまいります。

制定年月日 2005年7月21日
最終改定年月日 2023年11月21日
株式会社 日本ハイソフト
代表取締役社長 飯國　智

【個人情報に関するお問い合わせ窓口】
　 株式会社 日本ハイソフト　個人情報保護管理者　本社システム2部　吉田　一浩
　 〒693-0037　島根県出雲市西新町1丁目2548-7
　 TEL：0853-23-0098　FAX：0853-23-0115　e-mail：yoshida@jhsc.co.jp

保有個人データ又は第三者提供記録の利用目的の通知・開示・訂正・利用停止等のご請求手続きについて

保有個人データ又は第三者提供記録の利用目的の通知・開示・訂正・利用停止等をご希望の場合は、以下の手続きにより当社への申請をお願い申し上げます。

保有個人データ又は第三者提供記録の利用目的は、以下の通りです。

1. お客様に関する個人情報
   • 商品、試用製品の発送
   • 商品サポート、メンテナンスの提供
   • 商品、試用製品、サービス、催し物のご案内の送付および管理
   • お問い合わせ、ご相談への対応
   • お客様との商談、打合せ、契約の履行
2. 取引先各社、他社の役員・社員・官公庁の職員に関する個人情報
   • 業務上必要な諸連絡、問合せ、商談、契約等
   • 取引先情報管理、支払い、請求処理
3. 当社の役員・社員に関する個人情報
   • 人事管理・就業管理・庶務・経理・福利厚生・人材育成等
   • 施設ならびに社内の情報資産管理、各種申請・給与振込み等
4. 採用応募者に関する個人情報
   • 採用応募者（インターンシップ含む）への採用情報等の提供、連絡
   • 当社での採用業務管理
5. 受付等で取得する個人情報
   • 当社社屋への入退室管理
   • カメラ映像による安全管理

保有個人データ又は第三者提供記録の利用目的の通知・開示・訂正・利用停止等のご希望の場合、個人情報保護窓口へご請求内容について連絡をお願い申し上げます。

当社より、定型の申請書類を送付させていただきます。

『個人情報利用目的通知請求書』・『個人情報開示請求書』・『個人情報訂正利用停止依頼書』　等

利用目的の通知・開示・訂正・利用停止等の申出先

開示等の求めは下記「住所・宛名」宛てに、所定の申請書に必要書類を添付の上、郵送によりご送付くださいますようお願い申し上げます。尚、封筒に朱書きで「開示等請求書類在中」とお書き添え頂ければ幸いです。

利用目的の通知・開示・訂正・利用停止等に際して提出すべき書面（様式）等

1. 本人確認のための書類 運転免許証、パスポート、健康保険証、いずれかのコピー　：　1通
   ※お申込の際ご提出いただいた身分証明書等の個人情報は、ご本人確認のためだけに使用します。 また、本籍地は黒く塗りつぶすなど抹消して下さい。
2. 当社所定の申請書 別紙のとおり『個人情の利用目的通知請求書』・『個人情報開示請求書』・『個人情報訂正利用停止依頼書』等

代理人による開示・訂正・利用停止等の申請

「開示等の求め」をする者が本人又は、未成年者又は、成年被後見人もしくは、開示等の求めをすることにつき、本人が委任した代理人である場合は前項の書類に加えて下記の書類①②③を同封下さい。

1. 本人証明書類
   本人の住民票の写し(開示等の請求をする日前30日以内に作成されたものに限る)及び以下のいずれか。
   • 運転免許証のコピー
   • パスポートのコピー
   • 写真つき住民基本台帳のコピー
   • 外国人登録証明書
   • その他公的機関が発行する写真付証明書
2. 代理人自身証明書類
   代理人の住民票の写し(開示等の請求をする日前30日以内に作成されたものに限る)及び以下いずれか。
   • 運転免許証のコピー
   • パスポートのコピー
   • 写真つき住民基本台帳のコピー
   • 外国人登録証明書
   • その他公的機関が発行する写真付証明書
3. 代理人資格確認書類
   • a）未成年後見人（法定代理人）の場合
     選任決定書、登記事項証明書または戸籍謄本
   • b）青年年後見人（法定代理人）の場合
     選任決定書または登記事項証明書
   • c）任意代理人の場合
     委任状（本人捺印があるもの）および委任状に押された印鑑の印鑑証明書

公的機関が発行する書類(○○の写し)については、コピーは不可とします。
本人証明書類に本籍地等の機微な情報がある場合は塗りつつぶすなど抹消してください。

手数料およびその支払い方法について

「個人情報開示請求」において利用目的の通知及び開示につきましては、下記の手数料が必要となります。

手数料 : 500円　（１回の申請ごと）
お支払い方法　：　郵便切手（500円分）を申請書類に同封して下さい。 尚、手数料が不足していた場合および手数料が同封されていなかった場合は、その旨をご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、開示の求めがなかったものとして対応させて頂きます。

保有個人データ又は第三者提供記録の利用目的の通知・開示・訂正・利用停止等に対する回答方法

申請者の申請書記載住所宛に当社所定の書面によってご回答申し上げます。
別紙のとおり『個人情報利用目的通知回答書』『個人情報開示回答書』 『個人情報訂正利用停止回答書』等

開示・訂正・利用停止等に関して取得した個人情報の「利用目的」開示等の求めに伴って取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲のみで取り扱います。

提出して頂いた書類は開示等の求めに対する回答が終了した後、2年間保存した後、廃棄いたします。

ご請求時の留意事項

次に該当する場合は、利用目的の通知の該当外とさせて頂きます。

• 利用目的を本人に通知し、又は公表することによって本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
• 利用目的を本人に通知し、又は公表することによって当該事業者の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
• 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、 利用目的を本人に通知し、又は公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

次に該当する場合は、非開示とさせて頂きます。非開示とした場合は、その旨、理由を付記してご通知申し上げます。
なお、非開示の場合についても所定の手数料の返却はいたしませんので予めご了承ください。

• 申請書、本人確認書類および当社に登録されている住所・氏名・電話番号が一致しないなど、本人確認ができない場合
• 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
• 所定の申請書類に不備があった場合
• 対象となる方の個人情報が、当社に登録されていない場合
• 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合 ・他の法令に違反することとなる場合